Здесь вы узнаете:
- Зачем IT компании используют сервисы управления проектами?
- JIRA – удобный сервис для отслеживания разработки проекта любого уровня.
- Trello – простой таск менджер для небольших команд.
- Slack – отличный сервис для коммуникации команды.
- Basecamp – для тех кому важна простота использования.
- Asana – мощный инструмент для больших компаний.
Зачем IT компании используют сервисы управления проектами?
Система управления проектами (таск менеджеры) широко используется IT компаниями. Эти программы привлекают их, так как позволяют осуществлять централизованное планирование и оперативный контроль выполнения задач, а так же позволяют рассчитывать время выполнения задач, выполнять соглашения SLA, рассчитывать параметры эффективности KPI, синхронизировать действия нескольких команд, занимающихся разными этапами проекта. Программы обеспечивают связь отделов внутри компании и общение с внешними контрагентами.
Это ПО автоматизирует поддержку пользователей (предоставление прав доступа, контроль общения по почтовым ящикам, работа с ресурсами бэк-офиса), освобождая от выполнения рутинных операций, экономя время и позволяющие более эффективно решать текущие задачи.
Таск менеджеры позволяют руководителям отделов IT компаний автоматизировать рабочие процессы, создавать авторские формы, осуществлять настройку маршрутизации и согласования.
Разработчиков, эти программы избавляют от большинства однообразных операций, таких как, например, минификация или объединение скриптов, юнит-тесты, постоянное обновление страницы, с целью просмотра изменений от действия скрипта.
Рассмотрим преимущества и недостатки распространенных сервисов управления проектами: JIRA, Trello, Slack, Basecamp Asana.
JIRA
Система JIRA обеспечивает автоматическое управление любым проектом в компании любого размера и отслеживает сбои в графике выполнения проекта.
Настройка JIRA и специальные фильтры позволяют каждому работнику компании и руководителям всех уровней обмениваться между собой информацией. Новый работник или руководитель вовлекается в любой этап проекта или в любую группу, где фиксируется выполняемая им задача и отслеживаются поставленные сроки.
Совместное редактирование файлов позволяет работать отдельной рабочей группе в одном файле и отслеживать обновление и прогресс каждой задачи команды.
JIRA позволяет просматривать весь процесс работы разработчиков проекта, выявлять препятствия его реализации, определять возникающие ошибки в использовании JIRA клиентами и их быстрое устранение.
Положительные моменты:
- Возможность создания своих workflow-схем;
- Возможность настройки видимости полей, включая дополнительную атрибутику дела;
- Много красиво иллюстрированных икон и заготовок для формирования статистических отчетов по баговым фильтрам;
- Интерфейс JIRA на русском языке;
- Возможность выбора адреса получения отчетов по каждому заданию — через worklog или как просто комментарий, с регулировкой уровня прозрачности и подсветки по каждому комментарию;
- Возможность ранжировать задания по типам;
- Можно определять важность заданий и определять подзадания (SubTask) для каждого задания, в виде одноуровневого дерева;
- Возможность определения, кто должен получить оповещение на каждое событие (пользователь, исполнитель, группа, руководитель проекта и т.д);
- Оформление подписки на получение заданных результатов;
- Возможность установки между запросами и заданиями любого количества и типов связей;
- Возможность интеграции с CVS, для совместной работы над одним проектом нескольким разработчикам;
- Легкая и быстрая установка JIRA.
- Хранение данных на сервере и в облаке;
- Как аренда, так и покупка начинается от 10 долларов США.
Отрицательные моменты:
- Зависимости отображаются как список, а не в форме диаграммы;
- Нет ключевых слов, флагов и связанной с этим функциональностью;
- Простой интерфейс;
- Нет мобильных и пробных версий.
С системами JIRA управление проектами становиться наглядным и легким.
Trello
Система Trello получила распространение у компактных команд, так как эта система управления проектами наделена минимально необходимыми инструментами, достаточными для ведения маленьких проектов.
Бесплатная версия (Freemium) обладает таким минимальным пакетом, но в любой момент можно оплатить аренду и расширить возможность программы.
Разработчики программы предоставили доступ к интерфейсу для программирования приложений API.
Основой этого сервиса является японская система управления Канбан, заключающаяся в выполнении любой работы точно и в срок, при условии правильности задания исходных данных и распределения ресурсов.
Положительные моменты:
- Простота и доступность;
- Вопрос к программе Trello как пользоваться не возникает, благодаря интеллектуально понятному интерфейсу.
- Лаконичные чаты и доски Trello «что сделать», «что делается», «что сделано»;
- По наступлению события – получение уведомления;
- Для нашей страны разработана Trello русская версия;
- Функция Trello календарь добавляет наглядности в календарное планирование;
- Наличие бесплатной версии и аренда расширения от 8-ми до 20-ти долларов США в месяц.
Отрицательные моменты:
- Небольшой набор инструментов и функционал программы;
- Работа только в облаке;
- Наличие только мобильных версий;
- Расширения предоставляются только в аренду.
Веб-приложение Trello поможет выполнить работу в срок без особой детализации проекта.
Slack
Сервис Slack создавался для организации коммуникации и именно с этим он отлично справляется, поэтому он выбирается небольшими командами, как бесплатное и простое решение. В программе нет визуальных «заметок», «проектов» и «досок», так как главным назначением Slack — это чат. Используя этот сервис, руководитель группы может создать различные каналы общения, давая к ним доступ одной группе и ограничивая доступ другой группы пользователей. Slack чат избавляет администратора группы от чтения или прослушивания всех обсуждений рабочих моментов, не пропуская итоговую информацию.
Slack боты позволяют подогнать функционал этой программы под любые нужды пользователя, ведь таких ботов уже больше 175. К сожалению, не все они русифицированы.
Положительные моменты:
- В облаке выделяется бесплатно 5 Гб на одну команду;
- Версия Slack на русском языке добавляет популярности программе в нашей стране;
- Очень удобный интерфейс;
- Продуманная Slack интеграция позволяет интегрировать программу в более 100 популярных сервисов, как дополнительный продукт, но только в платной версии;
- Свободный доступ любого пользователя к архиву сообщений;
- Настраиваемая функция Slack мессенджер позволяет получать уведомления по наступлению запланированного события.
Отрицательные моменты:
- Программа не может называться системой управления проектами из-за своей простоты;
- Программа может использоваться только как хороший вспомогательный сервис, хотя ею ежедневно пользуются более 1 млн. пользователей;
- Бесплатная версия позволяет подключить неограниченное количество пользователей, но интегрируется только с десятью внешними сервисами, а поиск в архиве ограничен всего 10 тысячами сообщений;
- Платная месячная подписка (Standard и Plus) за 7 и 12 долларов США за пользователя, только снимает ограничения и увеличивает права доступа, т.е. – практически никакой пользы для маленькой команды.
Главное предназначение Slack – это обеспечение удобного обсуждения и хранение идей и файлов, с быстрым доступом к ним.
Basecamp
Сервис Basecamp позволяет управлять проектом, добавлять новых участников, определять их роли, ставить задачи, следить в онлайн режиме за ходом исполнения проекта, загружать текстовые файлов и изображения, ну и конечно, все комментировать.
В последней, третьей версии, сняты ограничения на количество проектов для всех тарифных планов. Появилась возможность назначить одновременно нескольким сотрудникам одну задачу. Улучшена работа чатов, и частных (пингов), и групповых (campfire). Чаты с клиентами выделены в отдельные группы.
Если Вы получили basecamp бесплатно, то в Вашем распоряжении появился хороший инструмент для управления проектом, но с очень ограниченными возможностями. Подогнать программу под свои нужды Вы сможете, взяв в аренду расширения на официальном сайте.
Существует узкоспециализированная утилита basecamp garmin на русском языке, разработанная для работы с трехмерными картами в навигаторах компании Garmin.
Положительные моменты:
- Простота пользования;
- Интуитивно понятный интерфейс;
- Возможность интегрироваться в популярные сервисы;
- Для преподавателей и студентов действует скидка;
- Возможность разработки самостоятельных дополнений, через доступ к API.
- Программу basecamp скачать можно совершенно бесплатно;
- Есть мобильные версии;
- Версия basecamp на русском языке добавляет популярности программе в нашей стране;
- Опросы команды (check-in) в автоматическом режиме;
- Установки времени отдыха, в которое Basecamp не шлет оповещения;
- Наличие кнопки «Applause» (аплодисменты) в постах;
- Формирование таймлайн проектов (линейки времени).
Отрицательные моменты:
- Очень ограниченный набор услуг в бесплатной версии;
- Трудности в подстраивании под себя веб-версии;
- Сервис имеет множество возможностей, ненужных для маленьких проектов.
- Программу basecamp купить не представляется возможным, так как она предоставляется только в месячную аренду от 29 до 250 долларов США.
Asana
Сервис Asana помогает организовать работу проектной команды в пределах сервиса, за счет применения удобных списков задач. Все разворачивается на встроенном рабочем столе. Сервис позволяет пользоваться API. Есть мобильные приложения. О сервисе Asana отзывы самые положительные.
Положительные стороны:
- Разнообразная функциональность и хорошая детализация;
- Задачи можно ставить в несколько уровней;
- Удобный и красивый интерфейс;
- Система подходит для больших и малых проектов;
- Возможность ранжировать задания по приоритетности;
- Система комментирования и связи с коллегами очень удобная;
- Asana русская версия добавляет популярности программе в нашей стране;
- Есть бесплатная версия и программу Asana скачать можно совершенно бесплатно.
Отрицательные моменты:
- Отсутствует локальная версия программы;
- Сервис нельзя купить, так как он предоставляется только в месячную аренду от 8 долларов США.
У сервиса Asana обзор занимает немного места, но, несмотря на это, программа пригодится как большим, так и малым командам, занимающимся одним или несколькими проектами. У программы Asana аналоги не могут отвоевать ее приверженцев из-за ее функциональности и простоты.
Рассмотренные системы управления проектами не единственные. Разработано много аналогичных программ и при выборе программы, нужно обратить свое внимание на программы с баг-трекерами и большим количеством инструментов, если проект технически сложный. Ну а если нужно только упростить и оптимизировать коммуникацию, а так же систематизировать процесс работы над проектом, то хватит и более простой программы.
В компаниях других направлений деятельности, таск менеджер используется как система управления бизнесом. Эту программу руководство компаний использует когда:
- У компании много запущенных проектов и, по мнению руководства, персонал очень медленно их воплощает;
- Допускается много ошибок из-за недостаточного контроля;
- Ощущается недостаток управленческого персонала, но расширение штата нежелательно;
- Руководству трудно контролировать все процессы в компании;
- Все решения принимаются в ручном режиме
Решение о переходе на управление бизнес проектами с помощью специальных компьютерных программ принимает руководство компании в случаях, когда специальный человек (менеджер проекта), распределяющий задачи и контролирующий их выполнение, не справляется с этими обязанностями чисто физически.
Для выполнения этих процессов созданы управляющие онлайн-инструменты (Project management software) дающие возможность контролировать через Интернет любой этап выполнения проекта.
